Privacyverklaring

Wie is wie

De school is verwerkingsverantwoordelijke. IT Unite is verwerker van Klaskring (https://klaskring.nl) en handelt uitsluitend in opdracht van de school. Contact: info@itunite.eu.

Deze verklaring beschrijft hoe IT Unite Klaskring aanbiedt. Voor de verwerking van leerlinggegevens in opdracht van de school geldt de verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens

De vier sociogramvragen zijn niet anoniem: leerlingnamen en voorkeurskeuzes zijn persoonsgegevens. Bij het optionele deel 2 ‘Veiligheid in de klas’ leggen we niet vast wie wie noemde; de tellingen gaan wel over genoemde leerlingen en blijven dus persoonsgegevens. We verwerken:

• Schoolnaam, schoolcode, contactgegevens schoolbeheer, factuurgegevens
• Naam, e-mailadres, rol (schoolbeheer, docent, of extra rol: IB, directeur, clustercoördinator), wachtwoordhash en aan welke groepen iemand gekoppeld is (ook als meekijker)
• Voornamen (of de namen die de school invoert) van leerlingen, groepslidmaatschap, en hun voorkeurskeuzes binnen een sociogram (met wie wel/niet werken of spelen). Zet de docent deel 2 ‘Veiligheid in de klas’ aan, dan daarnaast: tellingen van hoe vaak een leerling genoemd is bij vragen over pesten, gepest worden en helpen (zonder vast te leggen wie wie noemde), de verdeling van antwoorden over veiligheid en gepest worden (zonder naam), een optioneel bericht van de leerling aan de docent (met naam), of de leerling graag met de docent wil praten (met naam, zonder reden; alleen als de leerling ‘ja’ kiest), en, alleen als de leerling daar zelf voor kiest en dat aan het einde bevestigt, de eigen antwoorden van die leerling op deel 2 met naam (alleen zichtbaar voor de docenten van de groep). Verder wat de school zelf vastlegt: tafelgroepjes (klasindeling: wie bij wie zit, eventuele wensen van de docent, tafelnamen en het aantal plekken per tafel), acties van de docent n.a.v. een meting (soort actie, eventueel het maatje, een korte notitie en of het hielp), concept-indelingen voor nieuwe groepen en, als de docent een meting afrondt zonder dat iedereen invulde, per leerling die niet invulde een reden uit een vaste lijst (zoals ‘Afwezig’) met eventueel een korte toelichting. Zet de docent ‘Afsluiten met complimenten’ aan, of start de docent een losse complimentenronde, dan daarnaast: de complimenten die leerlingen elkaar geven of die de docent geeft (een vaste zin of, als de docent dat toestaat, een korte eigen tekst die de docent eerst goedkeurt) en voor wie ze zijn. Van wie een compliment komt, bewaren we alleen om dubbele complimenten te voorkomen; dat ziet niemand, ook de docent niet.
• Sessiecookies voor inloggen, applicatielogs (max. 7 dagen, zonder wachtwoorden)

Leerlingen hebben geen account. Ze vullen in met een sessiecode en groeps-wachtwoord die de docent deelt.

Doeleinden

• Sociogrammen afnemen en resultaten tonen aan bevoegde docenten van de school.
• Schoolbeheer: groepen, leerlingen, docenten en groepslicenties beheren.
• Beveiliging, storingen oplossen en applicatielogs (kort bewaard).
• Facturatie van groepslicenties (naam, e-mail, factuuradres van de school).
• Contactberichten beantwoorden als je het formulier op https://klaskring.nl gebruikt.

We verkopen gegevens niet en delen ze niet met andere scholen. Gegevens staan per school gescheiden.

Grondslag

Voor leerlinggegevens: de school is verantwoordelijk voor de grondslag (doorgaans publieke taak / gerechtvaardigd belang in het kader van de zorgplicht, en informatie aan ouders waar dat hoort). IT Unite verwerkt die gegevens uitsluitend als verwerker.

Voor school- en docentaccounts: uitvoering van de overeenkomst. Voor facturatie: wettelijke plicht en uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn

• Applicatielogs: 7 dagen.
• Leerling- en sociogramgegevens: Zolang de leerling in een groep van de school staat, of tot de school de leerling of groep verwijdert. Na groep 8 (uitstroom) hoort de school gegevens te laten verwijderen.
• Na verwijdering bewaart IT Unite de gegevens 30 dagen in het Archief. Alleen IT Unite kan herstellen vanuit platformbeheer, daarna definitief weg. Een herstelde groep krijgt niet automatisch opnieuw een groepslicentie.
• Exports die een docent downloadt, vallen onder de eigen administratie van de school — niet onder de bewaartermijn in Klaskring.

Subverwerkers en hosting

Klaskring draait op https://klaskring.nl. We zetten de volgende partijen in:

• Vercel Inc. — Hosting, CDN en serverless functies (regio Frankfurt, fra1) (EU (uitvoering) / VS (organisatie))
• Neon, Inc. — PostgreSQL-database voor school-, docent- en sociogramgegevens (EU)
• Resend — Transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordreset, melding bij afronding) (VS / EU)
• Mollie B.V. — Online betaling van groepslicenties (iDEAL) (EU)

Waar gegevens buiten de EER kunnen komen (met name bij de organisatie van Vercel of Resend), gebeurt dat met passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen van die partijen).

Cookies

Alleen functionele sessiecookies om in te loggen (schoolbeheer, docent, leerling in een sessie). Geen tracking- of marketingcookies.

Rechten

Betrokkenen (waaronder ouders namens leerlingen) oefenen hun AVG-rechten uit bij de school — inzage, rectificatie, wissen, beperking, bezwaar. De school kan IT Unite vragen om mee te werken; wij doen dat binnen de verwerkersovereenkomst.

Klacht: Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Contact

IT Unite E-commerceSint Jobstraat 76004 GA WeertKvK 96300264BTW-id NL867552499B01

E-mail: info@itunite.eu. IT Unite E-commerce handelt onder de merknaam IT Unite.