Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de school die Klaskring afneemt (hierna: de School).

Verwerker: IT Unite E-commerce (IT Unite), aanbieder van Klaskring op https://klaskring.nl (hierna: de Verwerker). Contact: info@itunite.eu.

IT Unite E-commerceSint Jobstraat 76004 GA WeertKvK 96300264BTW-id NL867552499B01

2. Onderwerp

De Verwerker stelt Klaskring beschikbaar: digitale sociogrammen voor groepen in het basisonderwijs, inclusief opslag van keuzes en weergave van resultaten aan bevoegde docenten. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de School, voor dit doel, en niet voor eigen marketing.

3. Categorieën betrokkenen en gegevens

• Schoolbeheer en docenten: Naam, e-mailadres, rol (schoolbeheer, docent, of extra rol: IB, directeur, clustercoördinator), wachtwoordhash en aan welke groepen iemand gekoppeld is (ook als meekijker).
• Leerlingen: Voornamen (of de namen die de school invoert) van leerlingen, groepslidmaatschap, en hun voorkeurskeuzes binnen een sociogram (met wie wel/niet werken of spelen). Zet de docent deel 2 ‘Veiligheid in de klas’ aan, dan daarnaast: tellingen van hoe vaak een leerling genoemd is bij vragen over pesten, gepest worden en helpen (zonder vast te leggen wie wie noemde), de verdeling van antwoorden over veiligheid en gepest worden (zonder naam), een optioneel bericht van de leerling aan de docent (met naam), of de leerling graag met de docent wil praten (met naam, zonder reden; alleen als de leerling ‘ja’ kiest), en, alleen als de leerling daar zelf voor kiest en dat aan het einde bevestigt, de eigen antwoorden van die leerling op deel 2 met naam (alleen zichtbaar voor de docenten van de groep). Verder wat de school zelf vastlegt: tafelgroepjes (klasindeling: wie bij wie zit, eventuele wensen van de docent, tafelnamen en het aantal plekken per tafel), acties van de docent n.a.v. een meting (soort actie, eventueel het maatje, een korte notitie en of het hielp), concept-indelingen voor nieuwe groepen en, als de docent een meting afrondt zonder dat iedereen invulde, per leerling die niet invulde een reden uit een vaste lijst (zoals ‘Afwezig’) met eventueel een korte toelichting. Zet de docent ‘Afsluiten met complimenten’ aan, of start de docent een losse complimentenronde, dan daarnaast: de complimenten die leerlingen elkaar geven of die de docent geeft (een vaste zin of, als de docent dat toestaat, een korte eigen tekst die de docent eerst goedkeurt) en voor wie ze zijn. Van wie een compliment komt, bewaren we alleen om dubbele complimenten te voorkomen; dat ziet niemand, ook de docent niet..
• School: Schoolnaam, schoolcode, contactgegevens schoolbeheer, factuurgegevens.

Het gaat om identificeerbare leerlingen. Namen plus keuzes zijn geen anonieme data.

4. Instructies

De School bepaalt welke groepen, leerlingen en docenten in Klaskring komen. De Verwerker volgt de instructies van de School via de software (aanmaken, wijzigen, verwijderen) en schriftelijke verzoeken aan info@itunite.eu. De Verwerker verwerkt niet meer of anders dan nodig is voor Klaskring.

5. Beveiliging

De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden als hash, scheiding van schoolomgevingen, toegangsbeheer (schoolbeheer / docent / extra rol / leerling-sessie) en beperkte logging zonder wachtwoorden. De School is verantwoordelijk voor sterke wachtwoorden, wie zij uitnodigt als docent, en hoe sessiecodes in de klas worden gedeeld.

6. Subverwerkers

De School geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers, nodig om Klaskring te hosten:

• Vercel Inc. — Hosting, CDN en serverless functies (regio Frankfurt, fra1) (EU (uitvoering) / VS (organisatie))
• Neon, Inc. — PostgreSQL-database voor school-, docent- en sociogramgegevens (EU)
• Resend — Transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordreset, melding bij afronding) (VS / EU)
• Mollie B.V. — Online betaling van groepslicenties (iDEAL) (EU)

Bij een materiële wijziging informeert de Verwerker via https://klaskring.nl of e-mail. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen van die partijen.

7. Bewaartermijn en einde

• Logs: 7 dagen.
• Sociogram- en leerlinggegevens: Zolang de leerling in een groep van de school staat, of tot de school de leerling of groep verwijdert. Na groep 8 (uitstroom) hoort de school gegevens te laten verwijderen.
• Na verwijdering bewaart IT Unite de gegevens 30 dagen in het Archief. Alleen IT Unite kan herstellen vanuit platformbeheer, daarna definitief weg. Een herstelde groep krijgt niet automatisch opnieuw een groepslicentie.

Na beëindiging van de dienst verwijdert of anonimiseert de Verwerker de gegevens van de School binnen een redelijke termijn, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven (bijvoorbeeld facturatie).

8. Rechten van betrokkenen en datalekken

Verzoeken van ouders of leerlingen gaan naar de School. De Verwerker ondersteunt de School redelijkerwijs (inzage, correctie, wissen) via de software of info@itunite.eu.

Bij een datalek informeert de Verwerker de School zonder onredelijke vertraging, met de informatie die de School nodig heeft voor een eventuele melding bij de AP.

9. Audits en geheimhouding

Personen die voor de Verwerker toegang hebben, zijn tot geheimhouding verplicht. De School mag redelijke informatie vragen over beveiliging; een audit op locatie alleen na overleg, voor zover die de dienstverlening aan andere scholen niet onevenredig belast.

10. Aansprakelijkheid en recht

Iedere partij is aansprakelijk volgens de AVG voor de eigen rol (School als verantwoordelijke, IT Unite als verwerker). Nederlands recht is van toepassing. Geschillen: bevoegde rechter in Nederland.

11. Duur

Deze overeenkomst gaat in bij aanvaarding tijdens schoolaanmelding en loopt zolang de School Klaskring gebruikt. De School blijft verantwoordelijk voor rechtmatig gebruik in de klas en voor informatie aan ouders waar dat wettelijk vereist is.