Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de school die Klaskring afneemt (hierna: de School).

Verwerker: IT Unite E-commerce (IT Unite), aanbieder van Klaskring op https://klaskring.nl (hierna: de Verwerker). Contact: info@itunite.eu.

IT Unite E-commerceSint Jobstraat 76004 GA WeertKvK 96300264BTW-id NL867552499B01

2. Onderwerp

De Verwerker stelt Klaskring beschikbaar: digitale sociogrammen voor groepen in het basisonderwijs, inclusief opslag van keuzes en weergave van resultaten aan bevoegde docenten. De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de School, voor dit doel, en niet voor eigen marketing.

3. Categorieën betrokkenen en gegevens

• Schoolbeheer en docenten: naam, e-mailadres en wachtwoordhash van docenten en schoolbeheer.
• Leerlingen: voornamen (of de namen die de school invoert) van leerlingen, groepslidmaatschap, en hun voorkeurskeuzes binnen een sociogram (met wie wel/niet werken of spelen).
• School: schoolnaam, schoolcode, contactgegevens schoolbeheer, factuurgegevens.

Het gaat om identificeerbare leerlingen. Namen plus keuzes zijn geen anonieme data.

4. Instructies

De School bepaalt welke groepen, leerlingen en docenten in Klaskring komen. De Verwerker volgt de instructies van de School via de software (aanmaken, wijzigen, verwijderen) en schriftelijke verzoeken aan info@itunite.eu. De Verwerker verwerkt niet meer of anders dan nodig is voor Klaskring.

5. Beveiliging

De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden als hash, scheiding van schoolomgevingen, toegangsbeheer (schoolbeheer / docent / leerling-sessie) en beperkte logging zonder wachtwoorden. De School is verantwoordelijk voor sterke wachtwoorden, wie zij uitnodigt als docent, en hoe sessiecodes in de klas worden gedeeld.

6. Subverwerkers

De School geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers, nodig om Klaskring te hosten:

• Vercel Inc. — Hosting, CDN en serverless functies (regio Frankfurt, fra1) (EU (uitvoering) / VS (organisatie))
• Neon, Inc. — PostgreSQL-database voor school-, docent- en sociogramgegevens (EU)
• Resend — Transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordreset, melding bij afronding) (VS / EU)

Bij een materiële wijziging informeert de Verwerker via https://klaskring.nl of e-mail. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen van die partijen.

7. Bewaartermijn en einde

• Logs: 7 dagen.
• Sociogram- en leerlinggegevens: Zolang de leerling in een groep van de school staat, of tot de school de leerling of groep verwijdert. Na groep 8 (uitstroom) hoort de school gegevens te laten verwijderen.
• Na verwijdering kan IT Unite tot één maand een beperkt herstel doen (archief), daarna definitief weg.

Na beëindiging van de dienst verwijdert of anonimiseert de Verwerker de gegevens van de School binnen een redelijke termijn, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven (bijvoorbeeld facturatie).

8. Rechten van betrokkenen en datalekken

Verzoeken van ouders of leerlingen gaan naar de School. De Verwerker ondersteunt de School redelijkerwijs (inzage, correctie, wissen) via de software of info@itunite.eu.

Bij een datalek informeert de Verwerker de School zonder onredelijke vertraging, met de informatie die de School nodig heeft voor een eventuele melding bij de AP.

9. Audits en geheimhouding

Personen die voor de Verwerker toegang hebben, zijn tot geheimhouding verplicht. De School mag redelijke informatie vragen over beveiliging; een audit op locatie alleen na overleg, voor zover die de dienstverlening aan andere scholen niet onevenredig belast.

10. Aansprakelijkheid en recht

Iedere partij is aansprakelijk volgens de AVG voor de eigen rol (School als verantwoordelijke, IT Unite als verwerker). Nederlands recht is van toepassing. Geschillen: bevoegde rechter in Nederland.

11. Duur

Deze overeenkomst gaat in bij aanvaarding tijdens schoolaanmelding en loopt zolang de School Klaskring gebruikt. De School blijft verantwoordelijk voor rechtmatig gebruik in de klas en voor informatie aan ouders waar dat wettelijk vereist is.